IVR(自動音声対応)の特徴や利用効果についてご紹介します。
設定済みの電話番号に着信した際、自動で音声案内を流し、それぞれの担当者や部署へ自動振り分けされ直接繋ぎ電話業務の効率化を図るシステムです。また、自由にアナウンスの変更が可能で、部署毎・お問い合わせ内容ごと・支店毎など様々な着信設定も可能になり、無駄な取次業務が省略されるため人件費の削減にもつながります。
お客様への質問内容に応じて自動で振り分けられるので総務や事務員が行なっていた取次業務が大幅削減できます。
それぞれの部署などに番号を付与すると番号管理の手間が発生します。IVRは１番号で振り分けるので簡単かつコストダウンに貢献します。
最適な担当部署に直接着信させるため一次対応で完結できる件数の増加が見込めお客様満足度も向上します。
間違い電話や営業電話を社員が対応をすれば業務になり、無駄な人件費が発生します。IVRを導入すれば、間違い電話の人が音声案内中に気が付き着信する前に切るため、無駄な業務の削減に繋がります。
OFFICE PHONEのIVRはビジネスホンに加え、スマートフォンやPCのソフトフォンにも対応しております。在宅勤務や外勤など場所を選ばず、自動音声案内を受けたお客様から担当者に繋がるため、効率的に対応が可能になります。
設定で問い合わせ内容を細分化することができます。自動音声で「〇〇のお問い合わせの方は３番を押してください」といった風に、より詳細な案内を行うことで、的確な担当・グループへ着信します。
IVRであれば高額な構築費用がかかるコールセンターも低価格で簡易コールセンターの構築が可能になります。固定電話の購入も必要なく、お客様がお持ちの既存のPCやスマートフォンで対応できるため、経費を抑えながらの導入が可能です。
IVRを導入された企業の場合、お客様が電話を発信すると、ご挨拶の音声と各お問い合わせについてどのボタンを押せば該当の担当者と通話できるかを自動で案内し、お客様のご要件に合った担当者にスムーズにつながります。
ビジネスフォン、スマートフォン、PCソフトフォンに対応しているので、幅広く活用することができます。
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